"Амулет" -  служба безопасности, охрана, юридические услуги, системы безопасности

"Амулет" - безопасность бизнеса, охрана, юридическая поддержка
Как сделать, чтобы ваши отчеты читали.

Как сделать, чтобы ваши отчеты читали.
Советы специалистам по конкурентной разведке

 Перевод статьи Анне Баррон (abarron@ab-comm.com), президента ABComm Ltd, образовательной и тренинговой компании в области конкурентной разведки и контрразведки, опубликованной в scip.online, issue 27( www.scip.org) .

 

Ваши отчеты и доклады не читают? Сейчас конец года – начало нового, время подготовки годовых отчетов, подходящий момент, чтобы взглянуть на то, как мы делаем отчеты и что надо в них исправить, чтобы их читали и использовали.

1. Адресат.

Ваша информация должна поступать к тем, кто в ней действительно нуждается. Еще раз просмотрите список рассылки. Может быть, в нем нужно кого-то добавить, а кого-то снять.  Мы часто шлем одни и те же отчеты одним и тем же людям, не осознавая, что их потребности в информации, возможно, изменились.

Уточните список, убедившись, что указанным в нем лицам ваши отчеты по-прежнему нужны.

 

2. Содержание.

Информация в ваших отчетах достаточно своевременна? Она действительно нужна ее потребителям? Когда вы последний раз опрашивали пользователей? Ведь все меняется – должностные обязанности, деловые приоритеты компании. Вы должны быть постоянно уверены, что ваши отчеты имеют спрос, что они нужны не вам, а вашим коллегам.

 

3. Формат.

Посмотрите на формат отчетов. Используете только один? Для разных пользователей, возможно, подходят разные форматы. Попробуйте выпускать отчеты в разных видах:

- детально расписанное исследование и подробный анализ;

- краткое изложение на 1-2 страницах;

- тезисы отдельными пунктами;

- устные сообщения;

- электронные письма;

- материалы в Интранете;

- таблицы и графики.

 

4. Актуальность.

Как часто выпускаете информацию, как много? Поступают ли они потребителям своевременно? Вновь опросите пользователей именно на этот предмет.

 

5. Аналитичность

Прочитайте свои отчеты с точки зрения, содержат ли они анализ и выводы. Для профессионала КР главное – не сбор, а анализ, интерпретация информации. Как  конкретно помогает информации успешной работе организации? Какие возможные варианты решений, сценарии шагов она предлагает? Информация нужна тогда, когда она побуждает к действию.

 

Моя коллега в течение нескольких лет выпускала ежемесячные отчеты. Однажды прекратила. И никто на это не среагировал, никто не спросил, почему перестала идти к ним информация. Нет смысла давать информацию, выпускать отчеты ради галочки. Чтобы быть уверенными, что отчеты нужны, проведите инвентаризацию соответственно указанным выше пунктам.                

 

 

 

вернуться назад

© "АМУЛЕТ" 2003 г. Тел/Факс.(495) 614-40-60, 614-41-60, Е-mail:sb@amulet-group.ru