Как обеспечить безопасность и защиту информации на собраниях акционеров
Свои рекомендации предлагает Гарлан Кэлхоун, вице-президент Alliedbarton Security Services. Материал опубликован 2 декабря 2013 года на сайте csoonline.com.
Автор начинает со статистики. Кража интеллектуальной собственности стоит американским компаниями порядка 1 миллиарда долларов в год. На собраниях акционеров нередко обсуждаются такие чувствительные вопросы как ценовая политика, маркетинговые и рекламные стратегии, зарплаты персонала, правовые аспекты бизнеса. Задача службы безопасности – обеспечить, чтобы эта и иная конфиденциальная информация не попала в распоряжение конкурентов.
Не позднее, чем за три месяца до собрания все заинтересованные службы и управления, включая кадровиков и юристов, начинают процесс планирования. Надо сформулировать и ответить на ряд существенных вопросов: Как много людей ожидается на собрании? Где будет происходить мероприятие – на территории компании или вне ее? Выбор нейтрального помещения (т.е. за пределами предприятия) потребует больше усилий и средств защиты. Достаточно ли своих сил для обеспечения надежной безопасности? И так далее.
Планирование включает также мониторинг социальных сетей и новостных лент по данной отрасли экономики с целью понять, на чем фокусируется внимание общественности и экспертов. К примеру, если речь идет о компании по добыче шельфовой нефти, то вопрос: как ее деятельность оценивается такими организациями как Гринпис?
За месяц по собрания проводится сценарный анализ, где проигрываются кризисные ситуации и инциденты. К примеру, кому-то из участников собрания плохо с сердцем. Или не в меру агрессивно ведет себя участник собрания. Или внезапно погас свет…..
За день или накануне мероприятия помещение, где проводится мероприятие, тщательно проверяется на наличие «жучков». На входе в зал устанавливается металлический детектор. Желательно, чтобы смартфоны, компьютеры, видео и аудио записывающие устройства у всех участников отбирались и хранились в специальной комнате. Исключение – только для тех выступающих, кто использует средства визуальной презентации. При этом допускается одно для всех докладчиков компьютерное устройство, которое также тщательно проверяется.
Всех участников заранее предупреждают о необходимости проявлять осторожность в работе с письменными документами. Бывает, что важные бумаги по забывчивости оставляют в фойе, в баре, других общественных местах.
Особое внимание надо уделить поведению миноритарных акционеров, которые, случается, ведут себя некорректно, агрессивно. Поэтому протокол безопасности, который доводится до сведения всех участников, должен содержать меры по обузданию таких акционеров, вплоть до удаления из зала заседания. То же самое относится и к особо наглым журналистам.
Следует иметь план действий в экстремальных условиях, например, когда необходимо всех срочно эвакуировать (при сигнале о заложенной бомбе) или вызвать скорую помощь.
С обслуживающим персоналом (скажем, техническим персоналом отеля) надо подписать соглашения о неразглашении информации, получаемой ими во время работы на мероприятии.
После завершения собрания анализируются результаты, выявляются ошибки и просчеты, составляется итоговый документ, который служит основой для подготовки следующего крупного мероприятия.
|
вернуться назад
