Как сделать, чтобы ваши отчеты читали.
Как сделать, чтобы ваши
отчеты читали.
Советы специалистам по
конкурентной разведке
Перевод
статьи Анне Баррон (abarron@ab-comm.com),
президента ABComm Ltd, образовательной и тренинговой компании в области
конкурентной разведки и контрразведки, опубликованной в scip.online, issue 27(
www.scip.org)
.
Ваши отчеты и доклады не
читают? Сейчас конец года – начало нового, время подготовки годовых отчетов,
подходящий момент, чтобы взглянуть на то, как мы делаем отчеты и что надо в них
исправить, чтобы их читали и использовали.
1.
Адресат.
Ваша информация должна
поступать к тем, кто в ней действительно нуждается. Еще раз просмотрите список
рассылки. Может быть, в нем нужно кого-то добавить, а кого-то снять. Мы часто шлем одни и те же отчеты одним
и тем же людям, не осознавая, что их потребности в информации, возможно,
изменились.
Уточните список, убедившись,
что указанным в нем лицам ваши отчеты по-прежнему нужны.
2.
Содержание.
Информация в ваших отчетах
достаточно своевременна? Она действительно нужна ее потребителям? Когда вы
последний раз опрашивали пользователей? Ведь все меняется – должностные
обязанности, деловые приоритеты компании. Вы должны быть постоянно уверены, что
ваши отчеты имеют спрос, что они нужны не вам, а вашим
коллегам.
3.
Формат.
Посмотрите на формат
отчетов. Используете только один? Для разных пользователей, возможно, подходят
разные форматы. Попробуйте выпускать отчеты в разных
видах:
-
детально расписанное исследование и подробный анализ;
-
краткое изложение на 1-2 страницах;
-
тезисы отдельными пунктами;
-
устные сообщения;
-
электронные письма;
-
материалы в Интранете;
-
таблицы и графики.
4.
Актуальность.
Как
часто выпускаете информацию, как много? Поступают ли они потребителям
своевременно? Вновь опросите пользователей именно на этот предмет.
5.
Аналитичность
Прочитайте свои отчеты с
точки зрения, содержат ли они анализ и выводы. Для профессионала КР главное – не
сбор, а анализ, интерпретация информации. Как конкретно помогает информации успешной
работе организации? Какие возможные варианты решений, сценарии шагов она
предлагает? Информация нужна тогда, когда она побуждает к
действию.
Моя
коллега в течение нескольких лет выпускала ежемесячные отчеты. Однажды
прекратила. И никто на это не среагировал, никто не спросил, почему перестала
идти к ним информация. Нет смысла давать информацию, выпускать отчеты ради
галочки. Чтобы быть уверенными, что отчеты нужны, проведите инвентаризацию
соответственно указанным выше пунктам.
|
вернуться назад
